O termo “Burocracia” é geralmente empregado com sentido de morosidade, falta de cuidado e de incontáveis e desnecessárias etapas para realizar um processo. Nos serviços de consultoria empresarial que a Valorum presta, em muitos casos o objetivo é justamente tornar a empresa mais burocrática.
Evidentemente que no âmbito científico, a burocracia em nada se relaciona com os sentidos popularmente adotados. O termo denomina uma das abordagens da Administração que foram sendo desenvolvidas ao longo dos tempos.
Do ponto de vista técnico, a maioria das empresas no mundo são classificadas pelo conceito de maturidade gerencial em nível inferior ao da burocracia.
Para entender melhor o contexto, a ciência da Administração, assim como a maioria das áreas de estudo, surgiu pela necessidade humana em resolver um problema, nesse caso, a necessidade de melhor conduzir uma organização. Toma-se a organização como sendo o conjunto de pessoas que interagem para atingir um objetivo comum. Então, desde pequenos grupos familiares até as grandes corporações, tudo isso é uma organização.
Até o final da Idade Moderna com a Revolução Francesa, os bens consumidos eram produzidos em pequenas quantidades em oficinas artesanais. Na mesma época da queda da Bastilha, a Revolução Industrial se iniciava na Inglaterra. O surgimento das máquinas a vapor permitiu que os bens fossem produzidos em maior quantidade e transportados por veículos mais rápidos e de maior capacidade, como os trens e navios a vapor, para mercados cada vez mais distantes.
O fenômeno das grandes empresas começou a surgir com uma rápida e crescente complexidade nas linhas de produção. Se antes as companhias contavam com poucas dezenas de funcionários, em poucos anos muitas delas apresentavam quadros com dezenas de milhares de empregados e centenas de fornecedores e clientes para gerir, atuando em diversas regiões do país e até do globo.
A proposta mais bem aceita para organizar a estrutura administrativa foi feita por Henry Fayol, que preconizou regras para se criar equipes com linhas de subordinação e etapas claras de processos administrativos, os famosos: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (com adaptações).
Outras abordagens surgiram dando ênfase nas relações humanas e no atendimento a necessidades dos colaboradores. Mais adiante, a atenção se voltava novamente par a estrutura, quando o sociólogo Max Weber propôs o conceito de burocracia para dar especial atenção aos processos administrativos, à forma de composição de equipes funcionais e à obtenção de resultados requeridos. As principais características da abordagem burocrática são a impessoalidade, na qual os colaboradores são escolhidos por sua capacidade de trabalho e não por sua relação particular com o gestor; a racionalidade, pela qual as tarefas são atribuídas a especialistas com funções bem definidas; rotinas de trabalho, as tarefas precisam ser executadas dentro de uma ordem de etapas para padronizar os resultados; e outras.
Na maioria das empresas atendidas pela consultoria empresarial, independente do porte, não existe uma responsabilidade definida para cada colaborador. Normalmente o empresário interfere em qualquer tipo de decisão, desde a abertura de nova unidade até apartar a discussão entre dois funcionários. Os principais colaboradores são essencialmente aqueles que possuem maior vínculo pessoal com o dono da empresa, mesmo que não seja da família, e não necessariamente um especialista profissional para cuidar da área.
Empresas sem a formalização do processo de trabalho, respeito a linhas hierárquicas e sem controles para execução das tarefas perdem uma grande oportunidade de crescer ainda mais no mercado.
A burocracia certamente não é a abordagem mais avançada para a estrutura administrativa, mas já é uma grande evolução para a maior parte das empresas.
Marcos Sarmento Melo, Mestre
