Apesar de haver adquirido um bom sistema de gestão, o empresário percebe que ainda não tem o controle financeiro como esperava ter.
Os sistemas de suporte à gestão são geralmente muito bem construídos, confiáveis, seguros e fáceis de usar. Então por que há a sensação de que mesmo tendo uma ferramenta formidável à disposição, ainda não se consegue ter o controle financeiro nas mãos? A resposta está exatamente no ponto forte do sistema. Eles são desenvolvidos com a melhor técnica em programação e tratamento de dados, mas não em administração de empresas. A configuração é o gestor que precisa fazer.
Na maior parte das situações, a inserção dos dados no sistema é feita sem uma avaliação de como eles serão usados no futuro. É como se registrassem as entradas e saídas de caixa só para saber do que se trata se em algum dia no futuro for necessário verificar. O registro de fluxos de caixa precisa ter por orientação o futuro, não o passado. O mais importante é guardar a informação do que deverá acontecer na empresa, para se prevenir caso algum cliente deixe de pagar uma fatura, ocorra queda nas vendas, algum acidente aconteça ou até se a empresa aumentar as vendas.
Conhecendo o que deverá acontecer nos próximos meses, o gestor pode tomar as providências com antecedência para reduzir riscos e para aproveitar oportunidades de mercado.
Outro aspecto importante é saber o que visualizar dos dados guardados no sistema. Não adianta possuir grande quantidade de informação armazenada se não se sabe como usá-la para tomar decisões mais embasadas para o crescimento da empresa, e a maioria dos gestores simplesmente não sabe o que procurar.
Do ponto de vista financeiro, existem indicadores de desempenho que podem ser calculados para continuamente avaliar os resultados da empresa e suas tendências. De forma simples, os indicadores podem ser classificados em rentabilidade, liquidez e segurança. Se o gestor tomar algum tempo para planejar como inserir os dados no sistema e como usá-los para a melhor decisão, sua empresa estará à frente da maioria de seus concorrentes que ainda estão esbravejando: “um sistema tão caro e que não funciona!”.